در این مقاله به نکات طراحی اوراق اداری میپردازیم. اوراق اداری مجموعه ای اسناد هستند که شامل کارت ویزیت، سربرگ، انواع پاکت نامه و غیره است. البته موارد دیگری هم شامل اوراق اداری میشوند که در ادامه به آن ها میپردازیم. اوراق اداری از اهمیت بالایی برخوردار هستند از این رو طراحی این اوراق نیز بسیار مهم است. پس پیشنهاد میشود طراحی این اسناد به افراد خبره و متخصص واگذار کنید. هرچقدر طراح شما سابقه بیشتری در این زمینه داشته باشد میتواند اوراق اداری حرفه ای تری نیز برای شما طراحی کند. اوراق اداری به نوعی نشان دهنده اعتبار و پرستیژ کاری محسوب میشوند. پس حرفه ای بودن و زیبایی و جذابی این موارد بسیار مهم و تاثیر گذار است. در مقاله پیش رو به توصیح مفصلی از ماهیت اوراق اداری و نکات مهمی در جهت تولید این اوراق ذکر میشود.
اوراق اداری چیست و چه کاربردی دارند؟
پیش از آنکه به نکات طراحی اوراق اداری پرداخته شود ابتدا به ماهیت این اوراق میپردازیم. اوراق اداری درواقع اسنادی هستند که مهمترین و اصلی ترین ابزارها برای مکاتبات خارجی و داخلی مورد استفاده قرار میگیرند. این اوراق شامل کاغذ یادداشت، اوراق مالی و اداری مانند فاکتورها، کاردکس، قبض و فرم های داخلی هستند. همچنین لیبل ها و کارت های پرسنلی در اندازه ها و ابعاد گوناگون مورد استفاده قرار میگیرند. در کنار همه این موارد طراحی ست اداری و در کنار آن کارت ویزیت شرکتی با رعایت تمامی اصول چاپ جز اوراق اداری محسوب میشود. اما چاپ و طراحی این اوراق ملزم به رعایت برخی نکات است که عدم رعایت آن ها میتواند موجب شکست پروژه خواهد بود. پس ما تصمیم گرفتیم در این مطلب به بررسی این نکات بپردازیم.
اجزای ست اداری تبلیغاتی
ابتدا به معرفی برخی از این اسناد میپردازیم:
کارت ویزیت، برگه یادداشت، پاکت نامه در اندازه های گوناگون، پاکت اداری، برچسب و جلد DVD یا CD، هدر A5 و A4 و غیره جزیی از اوراق اداری محسوب میشود. در بخش بعدی به مهم ترین اصول طراحی ست اداری پرداخته میشود. پس با ما باشید.
مهم ترین اصول و نکات طراحی اوراق اداری
- ست اداری از هماهنگی و هم بستگی درونی برخوردار است. یعنی باید تمامی ست اوراق اداری از هر نظر با یکدیگر هماهنگ باشند. هماهنگی درونی به معنای هم شکل بودن موارد گوناگون از نظر انحنا، رنگ بندی و خطوط است. هماهنگ بودن ویژگی های بیرونی به معنی شبیه بودن و و ست بودن طراحی بیرونی این اوراق است. یعنی رنگ و خطوط و طراحی کلی این ست باید شبیه به هم و کاملا هماهنگ باشند.
- دومین مورد نکات طراحی به هویت بصری این اوراق مرتبط است. باید دقت داشت که بسته به فعالیت موسسه مورد نظر اوراق اداری در همان راستا طراحی شده باشند. برای مثال در اوراق اداری یک دفتر حقوقی بهتر است از رنگ ها و طراحی های رسمی استفاده کرد. اما برای طراحی اوراق اداری حوزه ی کودکان بهتر است رنگ ها و طراحی های شاد و سرزنده استفاده کرد.
- در هنگان طراحی ست اداری ثبت اطلاعات کامل بیزینس مورد نظر ضروری است. از این رو لازم است در هنگام طراحی اطلاعاتی مثل آدرس وب سایت، آدرس پستی، شماره تلفن، آدرس الکترونیکی و غیره ذکر شود.
- آخرین نکته در طراحی ست اداری رعایت استانداردهاست. یعنی برای مثال سربرگ ها و نامه ها و غیره همگی در سایز استاندارد تولید میشوند. در نهایت میتوان در کنار رعایت تمامی این اصول از ایده های خلاقانه نیز استفاده شود.
ست اداری شامل چه چیزهایی است؟
حال که با نکات طراحی اورق اداری آشنا شدید در این بخش به شکلی جزئی تر به معرفی اقلام ست اداری پرداخته میشود:
- سربرگ: به کاغذهایی گفته میشود که روی آن ها نشان سازمانی حک شده است. از این کاغذهای برای نامه نگاری های ادارات و اشخاص حقوقی و موسسات مختلف به کار میرود. معمولا سربرگ ها در سایز های A5 , A4 تولید میشوند. برروی سربرگ ها لوگو، آدرس پستی؛ نام تجاری، شماهر تلفن، شماره نامه، تاریخ و غیره حک میشود. معمولا لوگو را در بخش بالای صفحه در سمت راست هدر چاپ میشود. شماهر نامه، تاریخ و پیوست در سمت دیگر و در روبروی لوگو نوشته میشود.
- کارت ویزیت: یکی از مهمترین ابزارها تبلیغاتی کارت ویزیت است. کارت ویزیت یکی از اجزای ست اداری بوده که اهمیت بسیار بالایی در بازاریابی دارد.
- پاکت نامه: ابعاد پاکت نامه معمولا متناسب با ابعاد سربرگ های A4 است. پیشنهاد میشود که برای طراحی ست اداری، لازم است ابعاد پاکت بسته چیزی معادل ابعاد سربرگ در نظر گرفته شود. لازم به ذکر است که روی پاکت نامه باید آدرس پستی؛ لوگو و شماره تلفن ثبت شود. لوگو باید در قسمت بالا و چپ پاکت قرار گرفته شود. شماره تلفن، آدرس پستی، آدرس الکترونیکی در قسمت پایین و چپ پاکت قید شود. به خاطر داشته باشید که در قسمت بالا و راست پاکت محلی برای الصاق تمبر خالی گذاشته شود.
نکته مهم: همانطور که اشاره شد دقت داشته باشید که بین تمامی ست اوراق اداری زیبایی بصری وجود داشته باشد.
اهمیت ست اداری
در این بخش به اهمیت چاپ اوراق اداری میپردازیم. بدیهی است که در بین شرکت های مختلف مکاتبات زیادی صورت میگیرد. این مکاتبات عموما به وسیله اوراق اداری انجام میشود. پس داشتن یک ست اوراق اداری حرفه ای و اختصاصی از واجبات است. این ست میتواند به صورت یک بازاریاب عمل کرده و به صورت غیر مستقیم برای بیزینس شما تبلیغ انجام دهد.
انتقال اطلاعات به صورت یکپارچه
از مهمترین نکات طراحی اوراق اداری آن است که میتوان اطلاعات را به صورت یکپارچه و منسجم در قالبی کاملا رسمی صورت میگیرد. حال بسته به نوع خدمات طراحی ارائه شده توسط شرکت های مختلف ست های اداری در طرح ها و شکل های مختلفی طراحی و ارائه میشوند. هر چقدر در تنظیم این ست اداری دقت بیشتری داشته باشید و حرفه ای تر عمل کنید در افزایش اعتبار کسب و کار شما تاثیر بیشتری نیز خواهد داشت.