اگر تا کنون در شرکتی که مشغول به کار هستید، نامه اداری تنظیم نکردهاید، بدون شک چنین نامههایی را دریافت کردهاید.یک نامه اداری رسمی که مخاطب داشته، جملاتی در بدنه آن نوشته شده و در نهایت از طرف نویسنده امضا و مهر شدهاست.این تنها یکی از مواجهههای شما با اوراق اداری است.از موارد دیگری که شما با یک سند اداری و سازمانی سر و کار داشتهاید، میتوان به دریافت کارت ویزیت اشاره کرد.با این مقدمه کوتاه قرار است به استقبال مجموعه نکات ضروری در خصوص اوراق اداری برویم.در این مطلب میخواهیم بدانیم اوراق اداری چیست، در طراحی و چاپ اوراق اداری آن باید چه نکاتی را رعایت کرد و دیگر موارد مرتبطی که دانستن آنها ضروری و لازم است.پس با ما همراه باشید.
چاپ ست اوراق اداری
به ست یا مجموعهای از لوازم کاغذی و نوشتاری که قرار است در آن نام و نشانی از سازمان، شرکت یا کسب و کار شما وجود داشتهباشد، اوراق اداری میگویند.علت اینکه به آنها اداری میگویند به این مورد بازمیگردد که کاربرد اصلی آنها در ارتباط بین سازمان شما با دیگر شرکتها و افراد است.چون در یک طرف این ارتباط یک مجموعه حقوقی قرار دارد، به آن اوراق اداری میگویند.در یک بخش از این اوراق نام و نشان شرکت، راههای تماس، آدرس دفتر، وب سایت و دیگر موارد لازم برای برقراری ارتباط درج میشود.البته چاپ اوراق اداری کاربردهای دیگری نیز دارند که در ادامه به آنها میپردازیم.
انواع اوراق اداری
در بخش ابتدای و در توضیح اوراق اداری گفتیم که به مجموعهای از لوازم نوشتاری و کاغذی اوراق اداری میگوییم.این مجموعه اوراق عبارتند از:
- کاغذ با سربرگ شرکت در اندازه A4 و A5 که برای مکاتبات درون و بیرون سازمانی استفاده میشود.
- کارت ویزیت که برای خود سازمان و افراد شاغل در آن طراحی و چاپ میشود.
- پاکت نامه که به آرم و هویت سازمانی شرکت منقش است و برای ارسال مکاتبات مختلف استفاده میشود.
- هولدرها که برای نگهداری مدارک، اسناد، قراردادها و چنین مدارکی به کار میروند.
- کاغذ یادداشت و دفترچه های یادداشت سازمانی که برای استفاده روزمره کارکنان استفاده میشوند.در برخی موارد نیز بعضی از این دفترچهها به عنوان یک یادگاری یا هدیه به مهمانان سازمان اهدا میشود.
- کارت پرسنلی که در آن مشخصات یک کارمند به همراه شماره پرسنلی او درج میشود.
نکات ضروری در طراحی اوراق اداری
در اوراق اداری و با توجه به اینکه اقلام مختلف در اندازههای گوناگونی در آنها وجود دارد، اولین و مهمترین نکته در طراحی آنها حفظ هارمونی و هماهنگی ترکیب رنگهاست.این یک دست بودن در استفاده از کد رنگ یکسان، باعث میشود که خروجی نهایی محصولات با کیفیت و از هر نظر زیبا باشند.بعد از اینکه به یک رنگ مشخص و یکسان برای استفاده رسیدیم، نوبت به قالب کلی طراحی میرسد.حتما در طراحی اقلام اداری از یک قالب یکسان استفاده کنید تا بعد از هارمونی در رنگ، در این مورد نیز یک هماهنگی کلی و یک دست وجود داشتهباشد.این موارد ضروری در زمان طراحی است.برای چاپ و گرفتن خروجی نهایی نیز باید به یک چاپخانه مجهز و متخصص مراجعه کرد تا کار ما تکمیل شود.یادمان باشد که از این اوراق تنها برای ارتباطات برون سازمانی استفاده نمیشود.در بسیاری مواقع این افراد درون سازمان و کارکنان هستند که بیشترین استفاده از اوراق اداری را دارند.اگر آنها حس خوبی از لمس و دیدن آنها داشتهباشند، یقینا افراد خارج از شرکت نیز حس مشابهی خواهند داشت.
طراحی سربرگ
فرض کنید یه نامه رسمی از یکی از سازمانهایی که با آن در ارتباط هستید دریافت میکنید.در اولین باری که نامه را باز میکنید چه چیزی نظر شما را جلب میکند؟فرقی ندارد این نامه در دستان شما باشد یا برایتان از طریق پست الکترونیک ارسال شدهباشد.مطمئنا اولین چیزی که با دیدن آن نظر شما را جلب خواهد کرد، سربرگ و نوع طراحی آن خواهد بود.هر چه طراحی سربرگ شما خلاقانهتر و زیباتر باشد، نشان دهنده احترام شماست.این مورد نشان دهنده احترام هم به سازمان خودتان و هم به کلیه افراد و شرکتهایی که با آنان در ارتباط هستید، است.از رنگها به صورت خلاقانه استفاده کنید.سعی کنید تا حد امکان از تک رنگ استفاده نشود.به فاصله و حاشیه طرح سربرگ از لبههای کاغذ نامه دقت کنید.این فاصله بیشتر از 1 سانتیمتر نباشد.در طراحی سربرگ سعی کنید که در بک گراند آن از تصویر استفاده نکنید.علت عدم استفاده از تصویر به این بازمیگردد که در صورت گرفتن کپی از نامه یا ارسال آن به صورت فکس، خروجی بسیار کدر و تاریک خواهد بود.در نوشتههای برروی سربرگ دقت شود که خلاصه بوده و خوانا باشد.از فونتهای رسمی و با اندازه درشت استفاده کنید.سربرگ را نسبتا خلوت طراحی کنید تا چشم را آزار ندهد.
سربرگها معمولا در دو اندازه A4 و A5 طراحی و چاپ میشوند.انتخاب هرکدام از این اندازهها به میزان متن و نیز نوع مکاتبه مرتبط است.البته معمولا در مکاتبات داخلی و درون سازمانی از اندازه A5 استفاده میشود.
با توجه به اینکه سربرگها در اندازههای مختلف چاپ میشوند در هماهنگ بودن طرح چاپی با اندازه خروجی نهایی دقت کنید.
کارت ویزیت
دیگر عضو مجموعه اوراق اداری، کارت ویزیت است.سادهترین و البته ماندگار ترین شیوهای که در ذهن مخاطب یا مشتری خود بمانید، استفاده از کارت ویزیت است.کارت ویزیت هم برای سازمان و هم برای مدیران و کارکنان بخشهای مختلف آن طراحی و چاپ میشوند.شاید بتوان گفت عضو مرزی کسب و کار و آنچه در مرتبه اول توسط افراد دیده میشود، کارت ویزیت است.عمده اطلاعاتی که در کارت ویزیت درج میشوند عبارتند از:
- لوگوی سازمان
- نام سازمان
- راه تماس مانند تلفن، وب سایت یا آدرس پست الکترونیک
از رنگ سازمانی شرکت نیز در خدمات طراحی و چاپ کارت ویزیت استفاده بیشتری میشود.سعی کنید اندازه فونت استفاده شده در طراحی کارت ویزیت بین 8 تا 12 باشد.اگر اندازه پایین تر از 8 باشد، نوشتهها بسیار کوچک بوده و ناخوانا هستند.در اندازه بزرگتر از 12 نیز جا برای طراحی گرافیکی وجود نخواهد داشت.
در خصوص طراحی کارت ویزیت نکاتی وجود دارد که رعایت آنها در نهایت به یک خروجی زیبا و جذاب تبدیل خواهد شد.این موارد عبارتند از:
- طراحی هر عنصری اصولی دارد.استفاده از این اصول را به خاطر بسپارید.برخی از این اصول را میتوان به رعایت فاصله 5 میلیمتری طرح از لبههای کارت، انتخاب رزولوشن 300dpi برای چاپ و نیز استفاده از تنظیمات رنگی CMYK اشاره کرد.
- سایز محبوب و متداول یک کارت ویزیت 8.5 در 5.5 سانتیمتر است.در برخی موارد اندازه 9 در 6 هم کار میرود.فرقی ندارد کدام اندازه کارت ویزیت قرار است چاپ شود.از فضای محدودی که دارید، به صورت بهینه استفاده حداکثری را ببرید.
- مشکلاتی که ممکن است در چاپ پیش بیاید را پیشبینی کرده و برای آنها راه حل داشتهباشید.
- از تکنیکهای چاپی خاص مانند طلاکوبی و نقرهکوبی استفاده کنید.استفاده از این شیوهها هزینه طراحی و چاپ را افزایش میدهد اما در نهایت یک خروجی زیبا و البته متفاوت خواهید داشت.
- از برشهای زیبا و خاص حداکثر استفاده را ببرید.با توجه به نوع کسب و کار یا حتی لوگوی مجموعه امکان ایجاد برشهای لیزری زیبا و جذاب وجود دارد.این برشها معمولا در دنیای وب وجود دارند.
- در انتخاب کاغذ مد نظر خود متفاوت باشید.جدای از حس بینایی، حس لامسه به شدت درگیر با کارت ویزیت طراحی شده شماست.اگر انتخاب کاغذ چاپ کارت ویزیت شما متفاوت با آنچه مرسوم و متداول است باشد، برنده شما خواهید بود.قدرت حسهای 5 گانه را دست کم نگیرید.
- کارت ویزیت خود را به یک ابزار یا وسیله کاربردی تبدیل کنید.معمولا کارت ویزیت تنها در کیف پول یا کیف اداری افراد قرار گرفته و در نهایت عمر کوتاهی دارند.اگر در طراحی به گونهای عمل کنید که نه تنها یک کارت ویزی بلکه یک وسیله کاربردی تهیه کنید، اقبال با شماست.یکی از این کارها میتواند کارت ویزیتی که برای نشان گذاری در کتاب استفاده میشود، است.
- اگر تمام موارد بالا را انجام دادهاید، تنها یک گزینه باقی میماند و آن بررسی دوباره و مجدد کار است.
پاکت نامه
ابعاد یک پاکت نامه معمولا با اندازه کاغذ A4 متناسب است.حتما در پاکت نامه اداری مواردی مانند نام سازمان، برند، لوگو، آدرس، شماره تماس و وب سایت مجموعه درج شود.معمولا در طراحی پاکت نامه چیدمان عناصر به صورت افقی صورت میگیرد.سیستم رنگ به کار رفته در طراحی پاکت نامه با دیگر موارد مرتبط با اسناد اداری، یکسان باشد.در برخی از شرکتها، از پاکتهای آماده استفاده میشود.در این شیوه براساس ابعاد پاکت نامه، طرح برروی آن چاپ میگردد.
فولدر و پوشه
شاید در نظر اول طراحی خاصی برای فولدر یا پوشه متصور نباشید اما لحاظ کردن این نکته که میتوان با رنگبندی و طرحهای مختلف از فولدر و پوشه استفادههای مناسب درون سازمانی انجام داد، در این خصوص خالی از لطف نیست.
CD-DVD
شاید فکر کنید که عمر این دو ابزار به انتها رسیده و دیگر کسی از آنها استفاده نمیکند.باز هم بهتر است در این باور تجدید نظر نمایید.در طراحی برای CD و DVD شما با یک دایره به قطر 12 سانتیمتر روبرو هستید که یک دایره به قطر 2.3 سانتیمتر آن قابلیت چاپ طرح ندارد.نوع چاپ با استفاده از سیستم جوهر افشان صورت میگیرد.ابعاد مناسب برای پاکت آن هم یک مستطیل به طول 27.7 و عرض 18.7 سانتیمتر است.در طراحی برای CD و DVD نیز حتما هماهنگی با رنگ سازمانی مجموعه برقرار باشد.
کارت پرسنلی
کارت پرسنلی تقریبا هم اندازه کارت ویزیت است اما اطلاعات درج شده برروی آن حیاتی و مهم است.قرار بر شناسایی افراد با استفاده از این کارت است.در طراحی کارت پرسنلی نیز دقت فراوانی در نوع و اندازه فونت آن به خرج دهید.مشخصات همکار باید دقیق و واضح برروی کارت درج شده و خوانایی آن ساده باشد.
نکات مهم در طراحی اوراق اداری
طراحی مناسب و جذاب اوراق اداری نه تنها افراد درون سازمان را خشنود میسازد، بلکه تصویر خوبی در ذهن افراد کلیدی و مشتریان خارجی شرکت به وجود میآورد.در طراحی آنها رعایت برخی نکات ساده اما ضروری را نباید فراموش کرد.این نکت عبارتند از:
- طراحی را ساده و گویا انجام دهید.به این جمله معروف زیبایی در سادگی است، وفادار باشید.
- تمام رنگهایی که در طراحی استفاده میکنید مطابق با رنگ سازمانی و هویت آن مجموعه باشد.
- اگر قرار است از یک تصویر در طراحی استفاده شود حتما متناسب و هماهنگ با فعالیت و هویت سازمان باشد.
- دست شما به عنوان یک طراح در انتخاب فونت باز است اما باید گزینه انتخابی شما رسمی، زیبا و متناسب با نوع فعالیت شرکت و مشتریانتان باشد.
- حتما درج اطلاعات و راههای تماس را از یاد نبرید.به تازگی و با فراگیر شدن فعالیت شرکتها در شبکههای اجتماعی، نوشتن آدرس آنها نیز ضروری به نظر میرسد.
- بهترین طراحی ممکن بدون یک چاپ مناسب و واضح هیچ است.پس هر کاری که انجام میدهید در چاپ بهترین باشید تا تصویر ارائه شده از شما عالی باشد.
- از شعارهای کسب و کارتان در طراحی استفاده کنید.در برخی مواقع شعار از نام یا لوگوی برند ماندگارتر است.
- فضای خالی کافی را در اوراق مختلف اداری در نظر بگیرید.
- آنچه قرار است در فرایند طراحی انجام شده و در نهایت چاپ شود، باید واضح و شفاف باشد.در کنار اینکه باید به درستی و بدون اشکال خوانده شود، خواننده به درستی منظور و مفهوم نوشته را درک کند.
چاپ ست اداری
ست اداری پکیجی از اوراق اداری است مانند سربرگ، نامه، کارت ویزیت، اوراق مالی و اداری، لیبل، کارت های پرسنلی و تمام متریالی که به وسیلهی آن ارتباط و مکاتبات با افراد یا سازمان های دیگر انجام می گیرد. ست اداری هویت یک سازمان را به مخاطب و مشتری ارائه می دهد. و در واقع تصویری از خود سازمان می باشد. ست های اداری، گرافیک و طراحی های جداگانهای را نمی خواهند. چرا که نظم کلی این ست را بهم می ریزد. طراحی ست اداری بر اساس هویت بصری مشخص انجام می گیرد. و در واقع طراحی کلی ست اداری یکسان است و در جزئیات با هم تفاوت هایی دارند. بعد از طراحی ست اداری، چاپ ست اداری مهم ترین گزینه محسوب می شود. با توجه به طراحیای که برای مجموعهی ست اداری در نظر گرفته شده است چاپ هایی که برای ست اداری مناسب هستند هم مشخص می شود. برای زیبایی و کیفیت یک ست اداری خلاقانه، تنها طراحی آن مهم نیست بلکه نکتهی اساسی که وجود دارد این مساله است که چه نوع چاپی برای آن در نظر گرفته شود و بعد به چاپخانه ای برای چاپ ست اداری مراجعه شود. یک چاپ با کیفیت، همراه با متریال مناسب برای چاپ می تواند ست اداری را شیک و لوکس ارائه دهد. و برعکس یک طراحی جذاب همراه با چاپی بی کیفیت تصویر برند را به کلی مخدوش می کند. چاپ ست اداری عموما به صورت یک مجموعه بهم پیوسته انجام می گیرد.
چاپ اوراق اداری معمولا با استفاده از سیستم آفست چاپ میشوند.البته بنا به نوع سفارش امکان استفاده از آفست عمومی یا اختصاصی وجود دارد.در آفست عمومی، سفارش شما با سفارش دیگر مشتریان در فرم چاپ قرار میگیرد.در حالت عمومی، چاپ اوراق ارزانتر از حالت اختصاصی است اما باید انتظار خراب شدن کار یا رنگ را داشتهباشید.مورد دیگر در خصوص چاپ عمومی این است که مدت زمان آمادهسازی آن طولانی است.در حالت اختصاصی همه چیز باب میل شماست.هم از نظر زمان، در مدت کوتاهی سفارش آماده میشود.در حالت چاپ اختصاصی دیگر دغدغهای در خصوص خرابی رنگ نخواهید داشت.البته از نظر هزینه، مبلغ نهایی گرانتر از حالت چاپ عمومی است.
جمعبندی:هرانچه مهم بود در خصوص اوراق اداری، نحوه طراحی و دقت لازم برای انجام آن به تفصیل بیان شد.با توجه به بُرد رسانهای و برندینگی که اوراق اداری سازمان شما دارد، هرچه در طراحی و تولید آن وسواس و خلاقیت به خرج دهید، به نفع شما خواهد بود.در بخشی از توضیحات در خصوص قدرت حسهای 5 گانه گفتیم.تحقیقات در خصوص رفتار مصرف کننده، قدرت بی حد و مرز این حسها را مشخص کرده و همچنان آزمایشها و تحقیقات در این خصوص ادامه دارد.اگر قرار است بهترین باشید و بهترین بمانید، باید به نکات زیادی توجه کنید.یکی از این نکات طراحی زیبا و مناسب اوراق اداری است.