مکاتبات اداری یکی از کارآمدترین ابزارهای تعاملی برای هر سازمان و شرکتی است که نسبت به برقراری ارتباط موثر با دیگر سازمان‌ها و نهادها سرمایه‌گذاری کرده است. به بیان دیگر تاثیر اوراق اداری بر مکاتبات اداری از اولین تعاملات موثر برای تبادل افکار، اطلاعات و آگاهی‌بخشی به مخاطبین است. از این‌رو، نحوه‌ی ارائه و ظاهر بصری آن در کنار رکن مهم دیگر یعنی رعایت آیین و اصول نگارشی می‌تواند هر سازمان موفق را در رسیدن به اهداف مورد نظر، یاری بخشد.
همان‌گونه که گفته شد این شکل ظاهری تحت عنوان هویت بصری هر سازمان نمود کرده و می‌تواند در قالب یک ست اداری که شامل پاکت نامه، سربرگ، کارت ویزیت، یاددادشت‌های کوچک و …. است جای گیرد. هر کدام از اقلام ست اداری به صورت یک ابزار تبلیغاتی عمل کرده و شما را به مخاطبین مورد نظرتان معرفی می‌کند. هنگامی که از مکاتبات اداری با سایر سازمان‌ها، شرکت‌ها، کارخانجات و …. جهت انجام امور تجاری و اداری استفاده می‌کنید با برخورداری از ست اداری مناسب و رعایت چند نکته‌ی اساسی مربوط به آن قادر خواهید بود تا حس تعهد کاری، اعتبار بالای تجاری و حرفه‌ای بودن خود و سازمانتان را در مخاطبین ایجاد کنید.
طراحی اوراق اداری یکی دیگر از بسترهای بسیار مهم در رشته گرافیک می باشد که باید دیدی تخصصی نسبت به آن وجود داشته باشد زیرا که اهمیت بسیار زیادی درامور تبلیغاتی دارد ولی متاسفانه مورد کم لطفی قرار گرفته است.
اوراق اداری چیست
به مجموعه ای از کنار هم قرار گرفتن کارت ویزت،سربرگ، پاکت نامه و … ست اداری را تشکیل می دهند.یک شرکت اعم از خصوصی، دولتی و ارگانها و شرکت های مختلف برای انجام امور تبلیغاتی و انجام امور مکاتبه ای و … از آن استفاده می کنند.
طراحی وچاپ ست اوراق اداری چگونه انجام میشود
ست اداری بستگی به موضوعات مورد نظر دارد که انواع موضوعات ست اداری عبارت است از تجاری،فرهنگی، سیاسی ، علمی، مذهبی و … ولی ممکن است وجوه مشترکی را با هم داشته باشند و چند موضوع با هم ادغام شده در قالب یک موضوع خاص مطرح شوند به عبارتی طراحی ست های تجاریممکن است جنبه علمی و فرهنگی داشته باشد مانندطراحی اوراق اداری برای آژانس های مسافرتی – سفرهای زیارتی، سیاحتی، گردش علمی و بالعکس و یا ست سیاسی ، مذهبی در کنار هم مطرح شوند و یک عنوان واحد را تشکیل دهند.
طراحی و چاپ ست اداری یا طراحی اوراق اداری شامل: سربرگ، پاکت، یادداشت، فاکتور، فولدر، لیبل و فرمها در ابعاد و اندازه های استاندارد یکی از اصلی ترین ابزارهای مکاتبات داخلی و خارجی یک مجموعه میباشد.
توجه به لوگوی تجاری، به عنوان معرف سازمان در اقلام ست اداری میباشد.
لوگو یا همان آرم تجاری، نمادی است که بیانگر ماهیت و نوع کسب و کار هر سازمان است. این آرم تجاری برای هر شرکت و سازمانی باید به صورت انحصاری و با توجه به نوع فعالیت تجاری آن خدمات طراحی رعایت شود. بدین ترتیب در دیدار اول، می‌تواند یک تعریف کلی از آن کسب و کار را به مخاطبین معرفی کند. از طرف دیگر هنگامی که یک سازمان در تمامی اقلام ست اداری از لوگوی منحصر به خود استفاده می‌کند به طور ناخودآگاه قانونی بودن و اعتبار کسب و کار را به نمایش می‌گذارد.
مکاتبات اداری یکی از کارآمدترین ابزارهای تعاملی برای هر سازمان و شرکتی است که نسبت به برقراری ارتباط موثر با دیگر سازمان‌ها و نهادها سرمایه‌گذاری کرده است. به بیان دیگر مکاتبات اداری از اولین تعاملات موثر برای تبادل افکار، اطلاعات و آگاهی‌بخشی به مخاطبین است. از این‌رو، نحوه‌ی ارائه و ظاهر بصری آن در کنار رکن مهم دیگر یعنی رعایت آیین و اصول نگارشی می‌تواند هر سازمان موفق را در رسیدن به اهداف مورد نظر، یاری بخشد.
شکل ظاهری صحیح و حرفه‌ای مکاتبات اداری می‌تواند شما را در ذهن مخاطب در همان مرحله ی اول به عنوان سازمانی معتبر و متعهد، ثبت و ماندگار کند.
همان‌گونه که گفته شد این شکل ظاهری تحت عنوان هویت بصری هر سازمان نمود کرده و می‌تواند در قالب یک ست اداری که شامل پاکت نامه، سربرگ، کارت ویزیت، یاددادشت‌های کوچک و …. است جای گیرد. هر کدام از اقلام ست اداری به صورت یک ابزار تبلیغاتی عمل کرده و شما را به مخاطبین مورد نظرتان معرفی می‌کند. هنگامی که از مکاتبات اداری با سایر سازمان‌ها، شرکت‌ها، کارخانجات و …. جهت انجام امور تجاری و اداری استفاده می‌کنید با برخورداری از ست اداری مناسب و رعایت چند نکته‌ی اساسی مربوط به آن قادر خواهید بود تا حس تعهد کاری، اعتبار بالای تجاری و حرفه‌ای بودن خود و سازمانتان را در مخاطبین ایجاد کنید.
نکاتی که در طراحی اوراق اداری باید رعایت کرد
توجه به طراحی و چاپ اوراق اداری؛ نوع طراحی و چگونگی چاپ ست اداری آخرین نکته در مورد ست اداری است که می‌تواند در جذب مخاطبین و حرفه‌ای بودن سازمان شما در برقراری تعاملات و مکاتبات رسمی و صحیح، تاثیرگذار باشد.
همان‌گونه که گفته شد تاثیر رنگ و هارمونی اقلام ست اداری در طراحی آن بسیار مهم است اما از طرف دیگر استفاده از طرحی که متناسب با کسب و کار شما و همچنین لوگوی تجاری مربوطه باشد در نگاه اول بسیار چشمگیر خواهد بود.
در پایان ذکر این نکته الزامی است که اگر تمامی نکات مربوط به طراحی ست اداری در بهترین حالت ممکن هم رعایت گردد اما عمل چاپ آن به درستی انجام نگیرد، زحمات طراح به هدر خواهد رفت. دستگاه‌های چاپ و همچنین کاغذی که برای چاپ استفاده میشود با توجه به جنس و گرماژی که دارند می‌توانند در عمل چاپ بسیار تاثیرگذار باشند.