اوراق اداری از آن دسته برگه هایی هستند که که در ادارات و سازمان ها، از آنها استفاده می شود. این اوراق شامل، سربرگ ها، کارت های ویزیت، پاکت نامه و امثالهم است. تاثیر طراحی اوراق اداری بر رضایت کارمندان از اهمیت بالایی برخوردار است. اگر در طراحی اوراق اداری از اصول استاندارد استفاده شود مشاهده این تاثیر کار سختی نخواهد بود.
تاثیر طراحی اوراق اداری بر رضایت کارمندان
هویت بصری یک سازمان یا شرکت، بسته به اوراقی است که طراحی می کند. طراحی این اوراق و شکل ظاهری آنان، نشانگر حرفه ای بودن و همچنین هویت یک سازمان یا شرکت است. علاوه بر آن می توان با استفاده از اصول طراحی اوراق اداری، تاثیر طراحی اوراق اداری بر رضایت کارمندان را دید. چرا که طراحی درست و اصولی این اوراق باعث ایجاد بهبود قابل توجهی در ارتباطات سازمانی می شود. همچنین این افزایش رضایت موجب بالاتر رفتن راندمان کاری و سازمان یابی مکاتبات اداری می شود.
اوراق اداری چیست؟
اوراق اداری به مجموعه سربرگ، کارت ویزیت و پاکت نامه، به همراه مواردی چون کاغذ یادداشت، کارت‌های پرسنلی، لیبل وسایل و امثالهم گفته می شود. این برگه ها جایگزینی استاندارد برای هر نوع اضافه کاری مانند نوشتن دستی تایپ مجدد در سازمان ها هستند و برای انجام فعالیت ها و ارتباطات در شرکت تنظیم شده اند. تمام کارمندان روزانه از تعداد بالایی از این اوراق استفاده کرده و با آنها سروکار دارند. اغراق نکرده ایم اگر بگوییم که این اوراق از مهم ترین ابزارهای اداری هستند و همین مسئله اهمیت طراحی اصولی و استاندارد آنها را نشان می دهد.
انواع اوراق اداری
سربرگ، پاکت نامه و کارت ویزیت از مهم ترین انواع اوراق اداری هستند، که کاربردهای بسیار زیادی دارند.
- سربرگ
کاغذ هایی را که برای نگارش نامه های رسمی و شرکتی مورد استفاده قرار می گیرند و دارای نشان سازمانی هستند، سربرگ می گویند. سربرگ ها معمولاً در سایز a۴ و a۵ چاپ می شوند و از پرمصرف ترین اوراق اداری هستند.
در سربرگ باید از آدرس و نشانی سازمان و راه های ارتباطی با آن، اسم ارگان یا شرکت که در بالای سربرگ قرار می گیرد و همچنین تاریخ، شماره نامه و پیوست استفاده شود. استفاده از چند زبان در طراحی سربرگ ها مجاز نیست و از اعتبار طراحی می کاهد. استفاده از رنگ زمینه روشن و ملایم مخصوصا سفید بسیار مناسب است.
- کارت ویزیت
کارت ویزیت از ساده ترین ابزارهای بازاریابی است، که می توان از آن در موقعیت های مختلف استفاده کرد. طراحی درست و اصولی کارت ویزیت بسیار مهم است. در کارت ویزیت باید به مواردی چون راه‌های ارتباطی با شرکت، توضیح مختصری از زمینه فعالیت و همچنین از لوگوی تجاری استفاده کرد. کارت های ویزیت دارای اندازه های استانداردی هستند، که بهتر است از آن تبعیت شود. همچنین استفاده از چند فونت در طراحی کارت ویزیت مجاز است اما افراط در آن باعث از بین رفتن اعتبار طراحی می شود.
- پاکت نامه
اندازه پاکت نامه بر اساس ابعاد سربرگ مشخص می شود. پاکت نامه باید دارای لوگو، نشانی شرکت و عنوان آن باشد. همچنین محلی برای الصاق تمبر باید خالی بماند.
اوراق اداری استاندار
اوراق اداری استاندار از آن دسته اوراقی هستند که در طراحی آن ها از نکات و موارد اصولی استفاده شده و بهترین نتیجه را حاصل کرده اند. از این نکات می توان به موارد زیر اشاره کرد.
- ترتیب محتوایی مناسب: در این مرحله باید بین عناوین و متن تمایز قائل شود و اطلاعات مهم نیز برجسته شوند.
- روشنی و سادگی موضوع: موضوع باید با عنوان همخوانی داشته باشد و استفاده از کلمات کلیدی در این بحث بسیار مهم است.
- طراحی جذاب و خلاقانه: انتخاب تصاویری مناسب و مرتبط، استفاده از طرح ها و الگوهای درست و انتخاب رنگ های هماهنگ، از مواردی اند که باید به آنها توجه شود.
- خوانایی بالا: در این مورد باید به مواردی چون، انتخاب فونت مناسب، ترتیب و ساختار درست و همچنین اندازه فونت، توجه شود.
نکات مهم در طراحی اوراق اداری
اگر به دنبال کسب بهترین نتیجه و همچنین مشاهده تاثیر طراحی اوراق اداری بر رضایت کارمندان هستید، باید چند نکته مهم در این بحث را رعایت کنید.
نخست در نظر گرفتن حداکثر فضا برای نوشتار است. توجه داشته باشید که از هر طرحی در هر جایی استفاده نکنید و فضای کافی را در سربرگ برای نوشتار در نظر بگیرید.
منحصر به فرد بودن، از دیگر نکات مهم در طراحی اوراق اداری است. اوراق اداری را با سادگی و انسجام طراحی کرده و از استفاده از الگوها و طرح های شلوغ پرهیز کنید. استفاده درست از زرکوب نیز می تواند طرح منحصر به فردی را به اوراق اداری شما بدهد.
سخن پایانی
اوراق اداری، از پرمصرف ترین لوازم اداری هستند. به نوعی که روزانه هر کارمند، از حجم زیادی از این برگه ها استفاده کرده و با آنها سروکار دارد. اگر این برگه ها به خوبی طراحی شوند، باعث راحتی کار و ایجاد بهبود قابل مشاهده ای در ارتباطات سازمانی می شود. تاثیر طراحی اوراق اداری بر رضایت کارمندان، از آن جهت مهم است، که می تواند سرعت کارها را در ادارات بالا برده و باعث بالاتر رفتن راندمان کاری شود.
سوالات متداول
- تأثیر طراحی اوراق اداری بر رضایت کارمندان چیست؟
از آنجا که طراحی درست و اصولی اوراق اداری باعث ایجاد بهبود قابل توجهی در ارتباطات سازمانی می شود، می تواند تاثیر مثبتی بر رضایت کارمندان بگذارد.
- ویژگی های طراحی اصولی اوراق اداری چیست؟
ترتیب مناسب محتوا، روشنی و سادگی موضوع، طراحی جذاب و خلاقانه و همچنین خوانایی بالا از اصول طراحی اوراق اداری هستند.