به مجموعه طراحی اوراق اداری یا سربرگهایی که در امور اداری و پرسنلی یک کمپانی یا سازمانی برای فعالیت های رسمی یا غیر رسمی، استفاده می شود، ست اوراق اداری می گویند. در طراحی اوراق اداری از آنجا که به دلیل زیبایی شناختی و هماهنگی هر بیشتر آن سازمان یا برند، بهتراست این اوراق به یکدیگر شبیه و متناسب با هم طراحی و چاپ گردند، بهمین دلیل به آنها اصطلاحا “ست اوراق” گفته می شود.که بهتر است در طراحی قالب گرافیکی سایت یک شرکت یا سازمان هم مطابق از لوگو و رنگهای سازمانی آن شرکت استفاده شود و حتی در طراحی اسلایدر سایت هم ازهمان رنگها استفاد شود طراحی اوراق اداری و طراحی کارت ویزیت برای یک شرکت مثل شناسنامه ان شرکت می باشد زیرا کاربران با دید طراحی اوراق اداری یکسان و کارت ویزیت مشابه به این نتیجه می رسند که این شرکت یا طراحی قالب داری رنگ خاص و منحصر به فردی برای خود است. که این کار باعث میشود وجود نظم و یکپارپگی در یک شرکت بیشتر نمایان شود.
آیتم های موجود در ست اوراق اداری یک شرکت
ست اوراق اداری شامل موارد زیر است :
- سربرگ یا letter head (جهت مکاتبه و نگارش نامه های اداری و رسمی یک شرکت یا سازمان استفاده می شود)
- کارت ویزیت یا business card (جهت معرفی شغل و ارائه راه های تماس با کمپانی استفاده می شود)
- پاکت نامه یا envelope (جهت ارسال مکاتبات و قراردادها و …)
- یادداشت ها یا note (جهت یادداشت های غیر رسمی که معمولا از پرت کاغذ در چاپ اوراق است طراحی می شود
- طراحی قالب سایت با توجه به طراحی ست اداری و شرکتی آن سازمان
البته موارد دیگری نیز مانند فلش کارت ها، کارت های اعتباری، کارت های پرسنلی، فاکتور، فولدر یا پوشه، قبض، کاردکس و فرم های داخلی، کارت های پرسنلی و… وجود دارد که در مجموعه اوراق اداری آورده می شوند، اما به دلیل عمومی نبودن آنها زیاد به آن ها پرداخته نمی شود.
در شکل گیری اوراق اداری عوامل متعددی از جمله
- فرم و طرح اوراق
- خطوط و نقوش
- عکس و تصویر سازی
- لوگو و نوشته های دیگر از قبیل شعار تبلیغاتی
- رنگ، بافت و جنسیت و…
و ده ها مورد مشابه دیگر در طراحی ست اداری هائز اهمیت هستند.
عموما اوراق اداری شامل اطلاعات مهم و ماندگار شرکت و گاها همراه با مطالبی تحلیلی هستند که در قالبی شکیل، روشنفکرانه و گرافیکی ساده اما معقول چاپ و منتشر می شوند. اوراق اداری در اکثر موارد تک رنگ هستند اما ممکن است به دلیل شرایط خاص مشتری از رنگ دومی نیز استفاده شود اما نکته ای که باید در نظر داشت این است که رنگ دوم رنگی با وقار انتخاب میشود.
استفاده از تصاویر بسیار کم و وکتورهای خیلی ساده اما پر محتوا از دیگر خصوصیات برخی اوراق اداری است.
اصول طراحی اوراق اداری
فقط یک اصول طراحی ست اوراق اداری میتواند اهداف چند منظورهء یک دفتر را تامین نماید. بنابراین در طراحی فرمهای دفتر باید برخی از اصول طراحی اوراق اداری را دنبال و اجرا کنید. در اینجا نخبگان طراحی به شرح مختصری از اصول طراحی اوراق اداری می پردازد.
اصل استفاده :
اوراق و فرمهای اداری باید براساس نیاز سازمانی ایجاد و طراحی شده باشد. نیاز به فرم و اوراق اداری دلیلی برای ایجاد یک طراحی مناسب برای آن است . دلایل ممکن است شامل ضبط داده ها به روش سیستماتیک و یا اجتناب از ثبت اطلاعات باشد و یا نحوای که مسولیت کار انجام شده را ثبت نماید.
اصل استاندارد:
یک فرم استاندارد نه تنها هزینه ها را کاهش میدهد بلکه احتمال اشتباه و بی نظمی در اطلاعات را به حداقل میرساند. استاندادهای اوراق اداری میتواند در رابطه با : کیفیت کاغذ ، تعداد تیراژ چاپ ، رنگ کاغذ و متد بکارگرفته شده جهت ایجاد فرم و اوراق. باشد.
اصل یکپارچگی سیستم:
طراحی اوراق و فرمها به نحوه استفاده و بکارگیری آن بستگی دارد ؛ که به راحتی استفاده و قابل اصلاح باشند و کارآمد با سیستم های آن شرکت باشد .
اصل سهولت در درج اطلاعات:
فرم و اوراق باید به گونه ای طراحی شود که امکان ورود اطلاعات را بدون هیچ مشکلی فراهم کند. این بستگی به سبک چاپ ، سطح نوشته شده ( از نظر تکستچر)، متد ورود اطلاعات ( دستی یا کامپیوتر) ترتیب ورود اطلاعات و غیره را دارد.
به غیر از این اصول ذکر شده اصول دیگری مانند : اصل استفادهء چند گانه و اصل شناسایی نیز مطرح می گردد. ولی اصول طراحی اوراق اداری به سادگی در اینجا به پایان نمی رسد بلکه اینجا فقط به نکاتی از این اصول اشاره شده است.